Si vous êtes en charge de l’organisation du séminaire de votre entreprise mais que l’événementiel n’est pas votre métier, voici un guide pratique pour vous accompagner pas à pas sur comment organiser un séminaire d’entreprise !
Les séminaires d’entreprises sont des moyens efficaces pour réunir des collaborateurs. Ils peuvent répondre à de multiples objectifs et sont un véritable moment dans la vie d’une société. Réunir les équipes, informer des développements futurs, intégrer de nouvelles recrues, réaffirmer les valeurs de la boîte, récompenser les objectifs atteints, les raisons de planifier un séminaire sont nombreuses. Ainsi, fixer des objectifs clairs à l’avance est essentiel.
Et la liste des éléments à prendre en compte ne s’arrête pas là !
Comment organiser un séminaire d'entreprise - Avant l'événement
Déterminer des objectifs précis
C’est de ces derniers que découleront tous les autres choix. Le budget, le programme, même le lieu diffèreront selon que vous souhaitiez organiser un séminaire d’information, un séminaire de récompense, un séminaire de direction ou encore un séminaire de motivation.
Les objectifs les plus courants pour un séminaire d’entreprise sont les suivants :
- communiquer : sur les enjeux de l’entreprise, ses visées économiques, ses ambitions à court, moyen ou long terme…
- intégrer : de nouvelles recrues, un nouveau mode de fonctionnement, des filiales…
- motiver les équipes : un but d’autant plus essentiel en période de Covid.
- récompenser les collaborateurs : cela porte également le nom d’incentive.
Mais d’autres objectifs coexistent et il est parfois délicat d’en prioriser un. Il vous faudra néanmoins faire ce travail préalable pour la bonne tenue de votre séminaire.
Fixer un budget
C’est souvent l’étape la plus délicate. Si aucun budget ne vous est imposé par votre direction et que le marché événementiel vous est inconnu, vous pouvez vous sentir perdu.e. Dans ce cas, faites quelques recherches préalables. Cela vous permettra d’avoir un ordre d’idée des tarifs et obtenir une fourchette de prix que vous pourrez faire valider aux décisionnaires.
La plupart du temps, les entreprises disposent d’un budget déjà alloué aux séminaires et qui peut rarement être augmenté. C’est une autre raison qui doit vous pousser à formuler des objectifs clairs : ceux-ci vous permettront, par la suite, de prioriser telle ou telle option si vous dépassez le budget fixé.
Votre budget et et vos objectifs sont établis ? Mais les devis que vous obtenez explosent les prévisions ? Voici quelques solutions pour réduire les dépenses :
- partez moins loin afin de réduire les frais liés aux transports
- partez moins longtemps : deux jours et une nuit au lieu de trois jours et deux nuits vous fera économiser sur l’hébergement et les repas
- choisissez un hôtel moins étoilé
- privilégiez des repas en buffet et sans forfaits vins
- concentrez vous sur vos objectifs : vous voulez informer ? Centrez le séminaire sur les réunions et privilégiez une unique soirée ou une activité importante. Au contraire, vous voulez vous amuser ? Privilégiez un hôtel proche de toutes les commodités et misez sur les animations et la restauration !
À noter : ne négligez pas l’investissement que représente un séminaire résidentiel. Entre les transports, l’hébergement, les repas et les activités, il ne faut pas écarter le budget qu’il implique. Mais gardez à l’esprit qu’il vous rapportera des profits certains. En effet, la motivation qui en découle a un impact positif sur la productivité des employés et bénéficie également à l’image de marque de l’entreprise.
Choisir le lieu
Comment choisir un lieu où organiser son séminaire d’entreprise ? Vaste question et vastes possibilités qui peuvent vous paralyser si vous ne savez pas par où commencer.
Selon la durée de votre séminaire
Le temps de trajet doit être adapté à la durée de l’événement. Pour un séminaire de direction d’un jour ou deux, orientez-vous vers un lieu à une heure de route maximum des bureaux. Dans le cadre d’un séminaire résidentiel de trois jours ou plus, vous pouvez viser plus loin ! Dans ce cas, sondez votre direction ainsi que vos collaborateurs. Les décisionnaires seront plus enclins à valider un projet si la destination leur parle et leur plaît.
France ou Europe ? Mer ou montagne ? Ville ou campagne ? Cela dépend aussi de la période et du budget mais pas que ! Selon vos objectifs, vous vous tournerez vers une destination plutôt qu’une autre. On privilégie les lieux calmes pour un séminaire d’information où les réunions seront prédominantes. On se tourne vers des destinations festives dans le cadre d’un séminaire de motivation ou de récompense. Si les séminaires sont annuels, pensez à changer de destination à chaque fois : les collaborateurs présents d’une année sur l’autre apprécieront de découvrir de nouveaux lieux.
Selon la localisation des bureaux de l'entreprise
Votre entreprise possède plusieurs bureaux dispersés dans la France, voire à l’étranger ? Il vous faudra trouver une destination facilement accessible par tous et veiller à ce que certains participants ne se retrouvent pas à devoir faire six heures de trajet contre deux heures pour d’autres. Cela pourrait en effet être un frein à la participation de certains.
Et si votre société possède des filiales internationales conviées à l’événement, renseignez-vous sur les conditions d’entrée sur le territoire et les papiers nécessaires. Il ne faudrait pas que certains collaborateurs restent bloqués à l’aéroport !
On retient donc de sonder les collaborateurs ; de choisir un lieu adapté à vos objectifs ; de penser aux temps de trajets depuis les différents point de départ.
Décider des dates
Priorisez un séminaire en semaine pour ne pas imposer un événement qui empiètera sur les vies personnelles des collaborateurs. Et si vous hésitez entre plusieurs dates, demandez aux participants.
Établir un programme
Le planning d’un événement doit être suffisamment rythmé pour que les participants ne s’ennuient pas sans que ce soit la course à chaque instant.
Faites une première ébauche de l’organisation de vos journées selon les impératifs : réunions, déjeuners, dîners. Pensez à laisser suffisamment de temps de pause aux participants. Si votre séminaire se déroule en ville, prévoyez un temps libre où vos collaborateurs pourront visiter ou effectuer quelques achats.
Une fois le programme établi, envoyez-le aux partenaires concernés : hôtel, traiteur, animateur. Cela vous permettra d’être tous au fait des horaires et d’avoir un document commun sur lequel vous baser en cas d’imprévu. De plus, les différents prestataires peuvent revenir vers vous et vous faire profiter de leur expérience. Le temps alloué à l’installation du cocktail dînatoire dans la salle de réception est trop juste ? L’hôtel pourra vous en avertir et vous éviter ainsi quelques tracas.
Vous vous demandez à quoi ressemble un programme de séminaire d’entreprise ? Consultez nos exemples de séminaire en hiver, séminaire en été et séminaire œnologique !
Nous sommes créateurs d’activités originales et insolites dans toute la région Rhône-Alpes.
Sélectionner les repas
Les solutions de restaurations sont nombreuses :
- déjeuners ou dîners assis
- cocktails dînatoires
- repas sous forme de buffet
- à l’hôtel ou dans un restaurant
Bien souvent, les hôtels proposent des formules séminaires qui conjuguent réunions et déjeuners à des tarifs avantageux. Mais si vous souhaitez varier, vous pourrez vouloir vous tourner vers un traiteur ou un restaurant à proximité.
Si une réunion est programmée l’après-midi, bannissez les repas trop copieux qui feront traîner le déjeuner et oubliez les forfaits vins. À la place, prévoyez une soirée festive ! Au contraire, si vous désirez profiter de chaque instant et découvrir la gastronomie locale, réservez les restaurants plébiscités par les locaux. C’est un gage de qualité !
Vous avez besoin d’un traiteur pour LA soirée festive de votre séminaire ? La France n’en manque assurément pas et nous pouvons, pour notre part, vous conseiller quelques noms pour votre séminaire autour d’Annecy, Chambéry ou Chamonix.
Comment organiser un séminaire d'entreprise - Pendant l'événement
Votre rôle est de veiller au bon déroulement de l’ensemble du programme établi.
Anticipez au maximum les différents problèmes que vous pourriez rencontrer : votre logistique n’en sera que plus fluide. Pensez à l’avance vos options en cas de retard de transport, de dépassement des horaires prévus, de détection de cas Covid, etc…
Un événement comporte toujours des imprévus, des plus minimes aux plus sérieux. Vous êtes l’interlocuteur.rice privilégié.e des prestataires retenus et des participants. Ce sera donc auprès de vous qu’ils se dirigeront en cas de besoin ou de soucis à régler. L’organisateur doit favoriser une ambiance propice à la détente et à la bonne entente entre tous.
N’oubliez pas de contrôler la présence de l’ensemble des participants inscrits au séminaire et gardez bien à l’esprit qu’un groupe comporte toujours des mécontents : il vous sera impossible de satisfaire à 100% l’ensemble de vos collaborateurs.
Comment organiser un séminaire d'entreprise - Après l'événement
Tout ne s’arrête pas une fois les participants rentrés chez eux ! Quelques jours après l’événement (entre 2 et 10) vous devrez :
- réaliser un questionnaire de satisfaction
- remercier et obtenir les retours de tous les collaborateurs
- déterminer ce qui a plu et ce qui n’a pas fonctionné
- prendre du recul sur le séminaire pour noter les points d’améliorations
- communiquer autour de l’événement sur vos réseaux
- remettre ça l’année suivante !
Faire appel à une agence événementielle : la solution pour organiser un séminaire d'entreprise en toute sérénité.
L’organisation événementielle est un métier qui peut vous sembler ardu si ce n’est pas le vôtre. D’autant plus que les responsabilités liées à l’organisation du séminaire s’ajoutent à celles de votre poste au sein de l’entreprise. C’est pourquoi il est profitable de faire appel à une agence événementielle spécialiste du territoire Savoie Mont Blanc pour vous accompagner sur comment organiser un séminaire d’entreprise dans les Alpes.
Les services d’une agence événementielle ont un certain coûts mais recèlent bien des avantages :
- en tant que professionnels, nous disposons de tarifs avantageux auprès de nos partenaires hôteliers et restaurateurs de la région
- spécialistes du territoire Rhône-Alpes Mont Blanc, nous dénichons les lieux les plus insolites et les plus adaptés à votre événement
- notre rôle est aussi de vous décharger de toute la logistique et de la gestion des imprévus : vous n’avez qu’à profiter du séminaire sans vous soucier de devoir courir à droite et à gauche pour régler tel ou tel problème
- nous vous conseillons sur chaque point afin de vous proposer la solution la plus adaptée à votre budget et à vos objectifs
Si vous voulez profiter de votre événement d’entreprise, confiez-nous l’organisation de celui-ci ! Nous vous assurons les meilleurs prestataires ainsi qu’une qualité de service exceptionnelle et une flexibilité qui fera de votre séminaire un moment parfait.